Zakelijk e-mailadres op eigen domein regelen

Zakelijk e-mailadres op eigen domein: het korte antwoord

Een zakelijk e-mailadres op eigen domein is een adres als jan@jouwbedrijf.nl, in plaats van jouwbedrijf@gmail.com. Je hebt er twee dingen voor nodig: een domeinnaam en een mailaanbieder. Reken op een paar euro per mailbox per maand.

Het regelen zelf is niet moeilijk. Het lastige zit in een paar instellingen die bepalen of je mail aankomt of in de spam belandt. En in de overstap, als je al een adres hebt. In dit artikel leg ik allebei uit.

Even eerlijk vooraf: ik regel zelf zakelijke mailboxen voor klanten. Ik vertel je hieronder ook wanneer je beter bij een andere aanbieder zit.

Waarom een adres op je eigen domein?

Een gratis adres werkt prima om mee te beginnen. Toch stappen de meeste ondernemers op een gegeven moment over. Dit zijn de belangrijkste redenen:

• Vertrouwen. Een adres op je eigen domein laat zien dat je een echt bedrijf bent. Het past bij je website, je offertes en je visitekaartje.
• Het adres is van jou. Je domeinnaam staat op jouw naam. Stap je over naar een andere mailaanbieder, dan houd je hetzelfde adres. Je klanten merken er niets van.
• Meer adressen. Denk aan info@, facturen@ of je eigen naam. Vaak kun je extra adressen (aliassen) gewoon in één mailbox laten binnenkomen.
• Werk en privé gescheiden. Je zakelijke mail staat niet tussen je privéberichten, en je kunt hem later makkelijk overdragen aan een collega.

Welke opties heb je?

Er zijn grofweg vijf manieren om e-mail op je eigen domein te regelen. Geen ervan is altijd de beste. Het hangt vooral af van wat je naast e-mail nodig hebt.

• Je huidige provider houden. Veel partijen waar je je domein of hosting hebt, leveren er mailboxen bij. Werkt dat goed, dan is er geen reden om over te stappen. Let wel op de opslagruimte en het spamfilter.
• Google Workspace. Je mail werkt zoals Gmail, met een agenda, Google Drive en videobellen erbij. Je betaalt per gebruiker per maand. Handig als je met anderen in gedeelde documenten werkt.
• Microsoft 365. Je mail komt in Outlook en, afhankelijk van het abonnement, krijg je Teams, Word en Excel erbij. Ook hier betaal je per gebruiker per maand. Logisch als je toch al met Office werkt.
• Een eenvoudige mailbox bij een Europese aanbieder. Alleen e-mail, zonder alles eromheen. Meestal goedkoper, en je mail staat op servers in de EU.
• Doorsturen naar je bestaande adres. Mail aan je eigen domein komt binnen in bijvoorbeeld je Gmail. Dat is goedkoop, maar versturen vanaf je zakelijke adres vraagt extra instellingen en gaat makkelijker mis.

SPF, DKIM en DMARC in gewone woorden

Dit zijn drie instellingen in de DNS van je domein. DNS is het adresboek van internet: het vertelt computers waar je website staat en waar je mail naartoe moet. Meer daarover lees je in domeinnaam en DNS uitgelegd.

Samen laten deze drie zien dat een mail echt van jou komt. Zonder belandt je mail sneller in de spam, en kunnen anderen makkelijker mail versturen die van jou lijkt te komen.

• SPF: de gastenlijst. Een lijst van servers die namens jouw domein mail mogen versturen. Komt een mail van een server die er niet op staat, dan is de ontvanger achterdochtig.
• DKIM: het zegel. Elke mail krijgt een digitale handtekening. De ontvanger controleert die met een sleutel die in je DNS staat. Klopt het, dan weet hij dat de mail onderweg niet is veranderd.
• DMARC: de huisregels. Hierin staat wat een ontvanger moet doen met mail die niet door de controle van SPF of DKIM komt: niets doen, in de spam zetten of weigeren. Je kunt er ook rapporten mee ontvangen.

Overstappen zonder mail kwijt te raken

Heb je al een adres en wil je naar een andere aanbieder? Dan wil je dat er onderweg niets verdwijnt. Zo pak je dat aan, in deze volgorde:

• Maak een lijst van alle adressen, aliassen en doorstuurregels die je nu hebt. Die vergeet je makkelijk.
• Maak de nieuwe mailboxen aan voordat je iets omzet.
• Zet je oude mail over. Veel aanbieders hebben daar een importfunctie voor.
• Zet de MX-records om. Dat zijn de instellingen die bepalen bij welke server je mail binnenkomt. Pas tegelijk SPF, DKIM en DMARC aan.
• Houd je oude account nog even aan. Het duurt soms een paar uur, af en toe langer, voordat de nieuwe instelling overal bekend is. In die tijd kan er nog mail op de oude plek binnenkomen.
• Stel je telefoon en computer opnieuw in. Zeg het oude account pas op als alles een paar weken goed werkt.

Zo regel ik het zelf

Bij truck8.dev kun je een zakelijke mailbox nemen voor €5 per mailbox per maand. Ik regel die via een externe mailaanbieder in de EU. Je krijgt webmail, mail op je telefoon en computer, een spamfilter, doorsturen en een afwezigheidsmelding. Het instellen van de DNS voor je mail, met SPF, DKIM en DMARC, zit erbij.

Wat er niet bij zit: het overzetten van oude mail van een andere aanbieder. Dat kan wel, tegen mijn uurtarief van €95. De mailbox is voor normaal zakelijk gebruik. Nieuwsbrieven en massamailings verstuur je er niet mee, daar is een nieuwsbriefdienst voor. Je kunt per maand opzeggen, met een opzegtermijn van een maand. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Wil je je huidige e-mail houden? Ook prima. Als ik je website bouw, blijft je bestaande mail gewoon werken. Wat ik na de lancering verder voor je regel, lees je bij hosting en onderhoud.